Automazioni multilingua: strategia e best practice

Perché creare automazioni multilingua

Comunicare nella lingua dell’utente consente di migliorare la chiarezza, ridurre le barriere culturali e offrire un’esperienza più coerente lungo tutto il funnel di comunicazione.

Contenuti personalizzati, adattati alla lingua ma soprattutto alla cultura degli utenti, contribuiscono a un’esperienza più fluida e autentica. In questo modo l’utente si sente più vicino al brand, si sente “coccolato” e compreso, come se il messaggio fosse pensato davvero per lui e non tradotto in modo meccanico. È un modo per dire “ti vediamo, sappiamo chi sei, e vogliamo parlarti nel modo che ti è più naturale”.

Dal punto di vista strategico, le automazioni multilingua permettono di ottimizzare la comunicazione per mercato, misurare le performance su base geografica e mantenere un equilibrio tra efficienza operativa e accuratezza comunicativa. 

Inoltre, permettono di costruire relazioni più solide con i clienti internazionali, eliminando la distanza che spesso si crea quando un brand comunica solo in una lingua “standard”.

In un mercato globale e iperconnesso, dove l’attenzione è frammentata e la concorrenza altissima, l’esperienza linguistica diventa un vantaggio competitivo. Non si tratta solo di tradurre, ma di localizzare il messaggio, adattandolo al tono, ai riferimenti culturali e persino alle abitudini di consumo di ciascun pubblico.

In sintesi, l’integrazione di logiche di personalizzazione (approfondisci qui) e gestione multilingua nelle automazioni è un passaggio necessario per garantire una customer experience realmente rilevante, misurabile e competitiva a livello internazionale, che trasforma la comunicazione automatica in una conversazione reale, più umana, capace di generare fiducia e connessione emotiva.

FASE 1: Set-up dell’account multilingua

Struttura dell’account e segmentazione linguistica

Il primo passo per impostare correttamente delle automazioni multilingua è assicurarsi che ogni contatto all’interno del database sia associato in modo univoco alla propria lingua.

La proprietà che indica la lingua dell’utente rappresenta la chiave di tutto il sistema: deve essere tracciata su ogni utente, mantenendo una nomenclatura coerente e standardizzata (es. language = ita, language = en), ai fini di chiarezza, ordine e pulizia dell’account.

È fondamentale evitare la presenza di molteplici custom properties simili — come lingua, language_user o lang — che rischiano di compromettere la pulizia dei dati e la gestione dei segmenti, ma è consigliato individuare una proprietà univoca che verrà utilizzata come chiave per identificare la lingua degli utenti. 

Come tracciare la lingua degli utenti

La lingua può essere rilevata e salvata in diversi modi, a seconda delle integrazioni attive e della struttura tecnica dell’account.
Le principali modalità sono:

1.Integrazioni e data layer personalizzati

• Se l’integrazione con il sito è custom, assicurarsi che nel data layer venga passata al software di automazione una variabile che identifica la lingua dell’utente.
• In presenza di URL distinti per lingua (es. /it/, /en/), è possibile registrare la lingua tramite script o moduli collegati a tali URL.
• Le campagne con parametri UTM (es. utm_language=it), inoltre, possono anch’esse popolare automaticamente la proprietà language sul profilo.
• Se l’e-commerce già registra la lingua, è possibile sincronizzare quel dato come custom property (es. Shopify → customer_locale). Molte piattaforme, infatti, consentono di sincronizzare automaticamente la lingua dei profili.

2.Form di iscrizione, moduli di acquisizione e pagine preferenze

Per tutti i contatti acquisiti in seguito al set-up della piattaforma, è possibile acquisire la lingua preferita dall’utente tramite un modulo di iscrizione (pop-up o embed form) e anche tramite le pagine preferenze.

In particolare, è possibile collegare ogni form che appare su determinati URL a una lista specifica, che raggruppa gli utenti per lingua, associando così la lingua in base alla pagina di provenienza.

Nei form, inoltre, è possibile aggiungere un campo “Language” e alcune piattaforme come Klaviyo, consentono di attribuire automaticamente una custom property una volta terminata la compilazione del form:

3.Dati IP e geolocalizzazione

Alcune piattaforme come Klaviyo, Mailchimp e HubSpot stimano la posizione dell’utente tramite l’indirizzo IP, permettendo di dedurre la lingua associata (es. IT → Italiano, FR → Francese).

Questo metodo è meno preciso ma risulta utile come fallback, nel caso in cui la lingua non sia stata registrata esplicitamente.
Per quanto riguarda i contatti importati invece, durante l’importazione di un CSV, è necessario aggiungere una colonna “language” e valorizzarla (es. it, en, fr).

La colonna deve essere mappata come custom property dell’account, garantendo uniformità nei nomi e nei valori (ad esempio: language=it per tutti, evitando varianti come lingua, Language, ecc.).

Creazione di liste e segmenti per lingua

Una volta tracciata correttamente la proprietà linguistica, è necessario strutturare l’account in modo coerente e scalabile. In base a come questa proprietà viene registrata nel sistema, infatti, sarà poi necessario impostare tutte le liste e i segmenti, fondamentali per l’invio di campagne DEM e anche per l’impostazione di flussi il cui trigger è proprio l’entrata nel segmento. 

Le liste e i segmenti devono essere unificati per lingua e nominati in maniera chiara, utilizzando convenzioni di naming standard e facilmente interpretabili da tutto il team.

Esempio: Es: [ITA] | ISCRITTI PRIVATI; [EN], ISCRITTI PRIVATI. È consigliabile utilizzare gli stessi acronimi impiegati nel data layer o nei parametri del sistema (es. ITA, EN, FR), per evitare discrepanze tra i diversi ambienti di tracciamento.

Best practice operative per l’impostazione di account multilingua

• Uniformare le proprietà: una sola proprietà per la lingua in tutto l’account.
• Standardizzare la nomenclatura di liste, segmenti e flussi.
• Verificare la completezza dei dati dopo ogni importazione o sincronizzazione.
• Prevedere un valore di fallback per i profili senza lingua associata (es. impostazione predefinita su “EN”).

FASE 2: Creazione del template per le email e scrittura dei copy per ogni lingua

Dopo aver impostato la struttura dell’account e tracciato correttamente la lingua dei contatti, il passo successivo consiste nel creare template e copy multilingua.

Questa fase è essenziale per garantire coerenza visiva e comunicativa tra le diverse lingue e per ottimizzare il flusso di lavoro nella gestione delle automazioni.

Creazione del template: best practice

La costruzione del template email deve bilanciare due esigenze: standardizzare gli elementi grafici comuni e consentire la personalizzazione linguistica dove necessario. La best practice consiste nel creare un template per ogni lingua, impostando all’interno blocchi universali per tutte le sezioni che restano invariate tra le email, come header, footer, disclaimer, in modo tale da avere queste sezioni già pronte da sostituire,  nel caso in cui ci si trova a creare un’email partendo da un clone in lingua differente.

Questo approccio permette di ridurre il tempo di creazione delle email, mantenendo allineata l’identità grafica su tutte le lingue e, soprattutto, semplifica la manutenzione dei template nel tempo, contribuendo alla scalabilità operativa dell’account.

Per ottimizzare ulteriormente il processo, è consigliabile utilizzare una nomenclatura chiara per i template, e tenere traccia di tutti i blocchi universali in un file condiviso, così da permettere a qualsiasi membro del team di duplicarli rapidamente in caso di nuovi flussi o campagne.

Scrittura dei copy per automazioni multilingua

La personalizzazione linguistica dei contenuti è il cuore delle automazioni multilingua. Una volta definito il tone of voice del brand, e analizzato per ogni lingua le parole chiave, le espressioni da evitare e quelle da privilegiare, procedere alla stesura dei copy per le automazioni. L’obiettivo è creare testi che risultino naturali e coerenti con il contesto culturale e sociale di ogni lingua e paese, evitando traduzioni letterali che potrebbero compromettere l’esperienza utente.

Se il copywriter è fluente in tutte le lingue dell’account, reiterare questa operazione per ogni lingua, considerando soprattutto gli aspetti sociali e culturali della lingua e del paese in questione (modi di dire, abitudini, modi di interagire); altrimenti, procedere alla traduzione dei flussi, considerando però sempre le circostanze elencate sopra.

Per velocizzare le traduzioni, è possibile utilizzare strumenti di AI personalizzati.
Un metodo efficace, che ho avuto modo di testare, è stata la creazione di un GPT traduttore dedicato al brand. All’interno della knowledge base del GPT ho inserito un doc contenente tutte le linee guida a livello di Tone of Voice, linguaggio, frasi da evitare e da utilizzare, riferimenti culturali ed esempi di copy già tradotti e approvati, impostando tutte le lingue per cui ho bisogno di traduzione.

In questo modo, il sistema è in grado di restituire traduzioni coerenti con l’identità del brand e questo permette di velocizzare e scalare tutti i processi di traduzione, oltre che di gestire modifiche rapide a singoli testi senza compromettere la consistenza linguistica complessiva. Infatti, quando ho bisogno di tradurre una frase specifica per una campagna o per una email da modificare, chiedo al GPT di tradurmi in tutte le lingue quella particolare frase, anche contenente i campi dinamici se devo poi modificare il testo di default per lingua (es. “{{ first_name|default:’Ciao’ }}/{{ first_name|default:’Bonjour’ }}”), e copio e incollo la frase sul momento in tutti i campi ove necessario in modo da avere la parte di traduzione già pronta e da poterla modificare velocemente in tutte le email.

Prima di procedere a questo lavoro, è necessario studiare bene la cultura e le norme linguistiche del paese per cui si sta scrivendo il copy in modo da produrre contenuti rilevanti e personalizzati per tutti gli utenti, che non risultano impersonali poi nelle comunicazioni, e, quindi, realmente efficaci per ogni target. Una buona pratica, poi, consiste nel creare un documento di riferimento unico suddiviso per schede, ciascuna dedicata a una lingua, dove inserire tutti i copy delle automazioni. Questo approccio consente di avere tutti i testi in unico documento e garantisce una visione completa e ordinata di tutti i contenuti, evitando duplicazioni o incoerenze tra le versioni.

FASE 3: Impostazione delle automazioni multilingua

Una volta tracciata la lingua dei contatti e definiti template e copy localizzati, il passo successivo è l’impostazione dei flussi automatizzati multilingua.

In questa fase è fondamentale utilizzare filtri nei trigger e logiche condizionali per assicurare che ciascun utente riceva solo le comunicazioni nella propria lingua.

Tra le soluzioni più diffuse troviamo due approcci: duplicare le email per ogni lingua oppure utilizzare condizioni dinamiche all’interno di un’unica automazione. Entrambe le strade sono valide, ma ciascuna presenta vantaggi e limiti da considerare con attenzione e rispondono a esigenze diverse in termini di scalabilità, controllo creativo e manutenzione.

Creazione di un’unica email e un unico flusso con contenuti dinamici

Questo approccio prevede la creazione di un solo flusso in cui i contenuti delle email cambiano automaticamente in base alla proprietà “Language” del profilo utente.
Attraverso condizioni dinamiche, la piattaforma mostra testi, immagini, oggetti e CTA differenti per ciascuna lingua.

Le personalizzazioni dinamiche, infatti, permettono di adattare i contenuti direttamente nel corpo dell’email. Un esempio classico di condizione in Klaviyo è il seguente:

{% if person.Language == ‘IT’ %}
  Ciao {{ first_name }}, benvenuto nella nostra community!
{% elif person.Language == ‘EN’ %}
  Hi {{ first_name }}, welcome to our community!
{% endif %}

Si tratta di una soluzione altamente scalabile, ideale per team che gestiscono molte lingue e vogliono centralizzare la manutenzione delle automazioni. Un singolo aggiornamento all’interno del flusso si riflette su tutte le versioni, riducendo tempi di gestione ed errori di sincronizzazione.

Tuttavia, richiede una solida conoscenza tecnica delle logiche condizionali e delle variabili dinamiche.

Inoltre, dato il trend sempre crescente che riguarda la creazione di email basate su immagini, l’uso di contenuti dinamici può diventare meno agil.

 Per garantire un funzionamento stabile:

• Imposta sempre una lingua di fallback per i contatti senza preferenza linguistica.
• Evita condizioni troppo annidate o complesse, che rendono difficile la manutenzione.
• Archivia le traduzioni in un file condiviso (es. Google Sheet o CMS).

Email separate per ciascuna lingua: maggiore creatività e controllo delle automazioni multilingua

Il secondo approccio consiste nel creare email (o flussi) separati per ciascuna lingua, duplicando il contenuto e adattandolo in modo specifico. In pratica, ogni email viene duplicata e adattata alla lingua di riferimento.

Questo approccio garantisce massimo controllo creativo: ogni versione può essere ottimizzata per toni, immagini e riferimenti culturali differenti. È anche la soluzione più chiara per i team che preferiscono una gestione visiva e manuale dei contenuti.

Ogni flusso o email è dedicato a una lingua (es. Welcome Flow – IT, Welcome Flow – EN), e le comunicazioni vengono inviate utilizzando filtri sui trigger o logiche condizionali per garantire che solo gli utenti corretti ricevano il messaggio.

Per i flussi con trigger “aggiunto al segmento”, è importante che tutti gli utenti nel segmento possiedano la stessa proprietà linguistica (es. language=en) e che il flusso includa un filtro specifico nel trigger.

 Lo stesso vale per i flussi con trigger “aggiunto alla lista”.

Nel caso di trigger basati su eventi comportamentali (es. Viewed Product, Started Checkout), si può procedere in due modi:

1. Creare un flusso dedicato per ogni lingua, impostando il filtro di lingua già nel trigger. Questa è la soluzione più ordinata e facilmente gestibile a livello visivo.
2. Creare un unico flusso multilingua, con split del trigger o logiche condizionali interne basate sulla proprietà “Language”, attraverso i quali strutturare le diverse diramazioni che si articoleranno poi nei flussi di email per ogni lingua.

Questa modalità permette di avere una visione unificata della performance del flusso.
Ad esempio, nel caso del checkout abbandonato, consente di analizzare il tasso di recupero complessivo su tutta la piattaforma, pur mantenendo la comunicazione differenziata per lingua.

Questo approccio centralizzato richiede una lavorazione leggermente più articolata e monitoraggio costante per garantire che tutte le diramazioni funzionino correttamente e che ogni contatto venga raggiunto nella lingua corretta.

Tips ed errori da evitare nell’impostazione delle automazioni multilingua

La gestione di automazioni multilingua richiede un equilibrio costante tra precisione tecnica e coordinamento operativo.
Una volta impostati i flussi, il vero lavoro inizia nella fase di monitoraggio, manutenzione e aggiornamento. Anche la migliore architettura di automazioni, se non supervisionata, può perdere coerenza e generare errori dannosi per la customer experience.

Best practice operative per le automazioni multilingua

Ecco alcune pratiche consolidate per mantenere le automazioni multilingua efficienti e coerenti nel tempo:

1. Monitorare costantemente il funzionamento dei flussi: effettua controlli periodici per verificare che i filtri di lingua, i trigger e le condizioni dinamiche funzionino correttamente. Un flusso può smettere di inviare messaggi per piccoli errori di property o modifiche nei segmenti.
2. Testare regolarmente da diversi IP, browser e URL: simulare l’esperienza da lingue e localizzazioni diverse consente di identificare errori di routing o di assegnazione della lingua.
3. Creare blocchi universali fin dal primo flusso: durante l’impostazione della prima email, crea blocchi universali (copy, immagini e CTA) per tutte le lingue, linkati agli URL divisi per lingua. In questo modo, quando crei la stessa email, ma in altre lingue, ti basterà inserire il blocco già salvato.
4. Centralizzare la gestione di CTA e URL: tieni un file condiviso (Google Sheet o Excel) che contenga tutte le CTA tradotte, con i rispettivi URL utilizzati nei flussi e i parametri UTM divisi per lingua. Questo facilita il controllo di coerenza e velocizza le revisioni future.
5. Sfruttare i GPT personalizzati per automatizzare le traduzioni: imposta modelli dedicati per attività ripetitive, come traduzione dei copy, aggiornamento di URL per lingua e la modifica automatica dei parametri UTM. Questo riduce i tempi operativi e garantisce uniformità linguistica tra le comunicazioni.
6. Aggiornare i blocchi universali da un template principale: quando possibile, collega i blocchi universali a un template madre per modificarli in blocco e applicare gli aggiornamenti a tutte le lingue contemporaneamente.

Errori da evitare

Ecco i principali da evitare per garantire coerenza e precisione nelle automazioni multilingua:

1. Non monitorare regolarmente i flussi: lasciare i flussi senza controllo può portare a errori silenziosi: email non inviate, segmenti non aggiornati o trigger inattivi.
2. Non testare da URL e IP diversi: testare solo in ambiente locale o con un’unica lingua può far sfuggire problemi di routing linguistico o di visualizzazione su domini differenti.
3. Doppie o incoerenti proprietà linguistiche: l’utilizzo di più property (es. Language, Lingua, User_Language) può compromettere le logiche condizionali e la segmentazione. È essenziale mantenere una sola property linguistica standardizzata.
4. Assenza di una lingua di fallback: gli utenti senza property “Language” valorizzata potrebbero non ricevere alcuna comunicazione. Definire sempre una lingua predefinita (es. Inglese o quella del mercato principale).
5. Duplicazione eccessiva dei flussi: creare un flusso separato per ogni lingua senza una logica di gestione centralizzata aumenta il rischio di disallineamento tra versioni e rallenta la manutenzione.
6. Mancanza di controllo tra sito e automazioni: se il sito cambia URL o struttura per lingua, anche i link nelle automazioni devono essere aggiornati in modo sincrono. La disconnessione tra sito e automazioni è una delle principali cause di errore nei flussi multilingua.

Conclusione

Impostare automazioni multilingua non significa semplicemente tradurre email, ma costruire un ecosistema di comunicazioni coerente, scalabile e realmente rilevante per ogni mercato.
Con una struttura dati solida, template ben organizzati, copy localizzati e flussi progettati con logiche chiare, ogni messaggio diventa un tassello strategico di un’esperienza utente personalizzata e senza attriti.

La gestione multilingua richiede rigore, test continui e coordinamento tra team, ma quando è fatta bene amplifica la percezione del brand, migliora le performance e crea un rapporto più autentico con ogni pubblico.

Investire tempo nella progettazione e manutenzione di queste logiche significa costruire una comunicazione internazionale capace di durare, evolvere e generare valore reale.